Comment utiliser Microsoft Teams : Guide du débutant

En raison du Covid-19, nombreuses sont les équipes qui ont commencé leur communication dans leur zone de confort via Microsoft Teams pour travailler efficacement !

Mais comment utilisez-vous Microsoft Teams ?

Je sais que Microsoft Teams est un outil efficace, mais cela peut aussi être déroutant ! J’espère que vous êtes tous d’accord avec cela.

Pour vous aider à lancer vos calendriers de réunion, cet article est un guide étape par étape sur la façon d’utiliser Microsoft Teams pour vos besoins de visioconférence et de communication.

Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est un outil de communication en ligne et de collaboration d’équipe qui fait partie de la suite Microsoft Office 365. Il est principalement utilisé pour le chat vidéo par des équipes de travail à distance, mais il existe d’autres fonctionnalités, telles que :

• Créez des canaux dédiés pour des tâches ou des équipes spécifiques.
• Enregistrez des réunions audio et vidéo.
• Partagez facilement votre écran avec les membres de l’équipe pour des explications détaillées.
• Recherchez rapidement dans les archives à l’aide de sa boîte de commande.

Comment utiliser Microsoft Teams ? (Guide étape par étape)

L’utilisation d’un outil de communication à distance comme Microsoft Teams est devenue un facteur important pour s’assurer que l’équipe est connectée même si elle est à des kilomètres l’une de l’autre.

Mais que se passe-t-il si vous n’êtes pas familier avec l’outil, cela peut être difficile, n’est-ce pas ?

Mais ne vous inquiétez pas !

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Suivez simplement les étapes et travaillez en douceur avec vos équipes. Nous couvrirons les étapes que vous devez suivre lorsque vous travaillez sur mobile et sur ordinateur.

Comment démarrer avec Microsoft Teams ?

Pour le bureau

1. Cliquez sur l’icône de profil dans le coin supérieur droit de la page Web Microsoft Teams.
2. Une fois que vous avez atteint la page “Connexion”, cliquez sur “Créer un!” lien pour créer un nouveau compte.
3. Dans la fenêtre “Créer un compte”, entrez votre adresse e-mail (de préférence une adresse e-mail professionnelle) et cliquez sur “Suivant”.
4. Créez un mot de passe et complétez les pages qui suivent en suivant les instructions à l’écran.

Pour commencer à utiliser l’application Web Teams, visitez la page d’accueil de Microsoft Teams une fois que vous avez saisi toutes vos informations et vérifié votre adresse e-mail.

Pour mobile

1. Téléchargez l’application Microsoft Teams depuis l’App Store ou le Play Store.
2. Entrez vos coordonnées et vous êtes prêt à utiliser!

La visioconférence est très simple avec Microsoft Teams. Voici comment faire:

Pour le bureau

1. Lancement Équipes Microsoft et sélectionnez l’équipe/le canal que vous souhaitez rejoindre. Cliquez sur la petite icône d’appareil photo sous la zone de rédaction.
2. Vous pouvez ajouter un sujet à l’appel vidéo si vous le souhaitez. Pour commencer, cliquez sur le bouton “Se rencontrer maintenant”.
3. À l’aide de la barre d’outils sur l’écran de l’appel vidéo, vous pouvez activer/désactiver votre caméra et votre microphone, ainsi que partager votre écran avec tous les participants à l’appel.

Pour mobile

1. Ouvrez l’application mobile Microsoft Teams et accédez au chat avec lequel vous souhaitez démarrer un appel vidéo.
2. Dans le chat sélectionné, appuyez sur “Appel vidéo” pour démarrer l’appel vidéo. Les participants peuvent répondre depuis leur ordinateur ou leur mobile.

Maintenant que vous savez comment configurer des appels vidéo, vous pouvez facilement organiser des réunions et des discussions en ligne avec les membres de votre équipe !

Comment programmer des réunions ?

Pour les réunions importantes auxquelles tout le monde doit assister, il est préférable de les programmer à l’avance. De cette façon, les gens peuvent être libres à ce moment-là et peuvent se synchroniser avec leurs calendriers.

Voici les étapes pour programmer la réunion :

Pour le bureau

1. Cliquez sur “Planifier une réunion” (icône de calendrier) sous la zone de rédaction.
2. Cliquez sur “Nouvelle réunion” en haut à droite du calendrier dans le volet de gauche.
3. Sélectionnez une plage horaire dans le calendrier et un formulaire apparaîtra.
4. Donnez un titre à la réunion, invitez des participants et ajoutez d’autres détails. L’assistant de planification vous aide à vérifier la disponibilité de chacun.
5. Appuyez sur “Enregistrer” pour terminer le processus. Une invitation sera automatiquement envoyée dans la boîte de réception Outlook de chaque participant

Pour mobile

1. Accédez au calendrier en bas de l’application et appuyez sur “Planifier une réunion”.
2. Appuyez sur “Ajouter des participants” pour inviter toutes les personnes dont vous avez besoin.
3. Définissez l’heure de début et l’heure de fin de la réunion. Rédigez également une description.
4. Appuyez sur “Terminé” pour terminer la planification de votre réunion Teams !

Fonctionnalités supplémentaires de Microsoft Teams

Voici les fonctionnalités qui font de Teams le meilleur outil de communication pour les équipes distantes et internes :

Événements en direct

L’événement en direct des équipes est une émission faite pour un large public.

Les événements en direct sont un type de communication, par opposition aux vidéoconférences et aux appels, où l’engagement du public se limite à regarder ce que vous diffusez (comme ces concerts gratuits que les musiciens organisent sur les réseaux sociaux).

Microsoft Teams vous permet de :

• Organisez des événements en direct pouvant accueillir jusqu’à 10 000 personnes.
• Diffusez des enregistrements d’événements en direct aux téléspectateurs après la diffusion
• L’accès à l’émission peut être restreint ou rendu public.

Messagerie instantannée

En tant qu’outil de collaboration, Microsoft Teams dispose d’une fonctionnalité de messagerie instantanée pour garder l’équipe en contact.

• Vous pouvez l’utiliser pour démarrer un appel vidéo rapide ou une discussion de groupe.
• Transformez les réponses par e-mail de votre boîte de réception Outlook en une brève conversation.
• Utilisez des autocollants et des gifs pour avoir des discussions informelles.

Intégration d’applications

Microsoft Teams interagit avec une tonne d’outils de productivité bureautique pour faciliter la communication multiplateforme. Il fonctionne avec des applications telles que :

• Meister Task est une gestion des tâches conçue pour une communication d’équipe agile.
• Azure ply : un outil de gestion de projet comprenant des tableaux de bord, des tableaux Scrum et des tableaux Kanban
• Nimble Contacts : un CRM qui permet aux équipes d’accéder aux informations sur les clients

Questions fréquemment posées

Ai-je besoin de l’application Teams pour rejoindre une réunion ?

Vous pouvez rejoindre une réunion Teams à tout moment, depuis n’importe quel appareil, que vous ayez un compte Teams. Si vous n’avez pas de compte, suivez ces étapes pour vous inscrire en tant qu’invité. Remarque : certaines réunions ne permettent pas aux personnes de se joindre en tant qu’invités.

Comment accepter une invitation à une réunion d’équipe ?

Depuis votre appareil mobile, appuyez sur l’invitation à la réunion Teams que vous avez reçue dans votre e-mail ou appuyez sur Calendrier Outlook (nécessite l’application Outlook) et appuyez sur Rejoindre. Vous pouvez également ouvrir l’application Teams sur votre téléphone et accéder à Calendrier, appuyer sur la réunion, puis appuyer sur Rejoindre.

Conclusion

Travailler à distance n’est pas toujours facile, surtout si vous n’en avez pas l’habitude.

Cependant, c’est beaucoup plus confortable avec le bon équipement !

Votre entreprise peut simplement collaborer avec les capacités robustes de Microsoft Teams maintenant que vous savez comment le configurer et l’utiliser.

De plus, vous pouvez toujours rechercher des alternatives telles que Skype Entreprise, Zoom et Slack si Microsoft Teams ne semble pas être le meilleur choix pour vos besoins.