Une fois que vous aurez enregistré des e-mails, des fichiers ou des discussions au format PDF, ils seront faciles à retrouver et à partager à nouveau. Une fois les e-mails transformés en fichiers PDF, ils sont faciles à lire et à déplacer entre les plateformes. Cela peut vous aider à garder une trace des lettres importantes ou des copies numériques de factures et de reçus. De nombreuses applications de messagerie et tablettes peuvent enregistrer les e-mails au format PDF. Ce guide vous montrera comment procéder.
Enregistrer un e-mail au format PDF : guide étape par étape
Méthode 1 : utiliser Gmail (version Web)
- Lisez la note : Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF dans votre compte Gmail.
- Il y a un bouton d’impression dans le coin supérieur droit de l’e-mail. Si vous souhaitez imprimer quelque chose, cliquez sur le bouton de l’imprimante ou appuyez sur « Ctrl + P » sur votre clavier.
- Vous pouvez choisir où imprimer en cliquant sur « Modifier » à côté de « Destination » dans la fenêtre d’impression.
- Vous pouvez choisir « Enregistrer au format PDF ». Cliquez maintenant sur « Enregistrer » ou « Enregistrer sous » pour continuer.
- Vous pouvez modifier les paramètres avant d’enregistrer l’e-mail au format PDF. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le style, le format du papier et d’autres choix.
- Ne supprimez pas le fichier : appuyez sur « Enregistrer » pour enregistrer l’e-mail sur votre ordinateur ou un autre appareil sous forme de fichier PDF.
Méthode 2 : utilisation d’Outlook (version Web)
- Lisez la note : Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF dans Outlook.
- Faites-en plus lorsque vous cliquez : Pour voir plus de choix, cliquez sur le signe plus (…) au-dessus de l’e-mail.
- Choisissez « Imprimer » dans le menu déroulant pour accéder à la zone de texte où vous pouvez imprimer.
- Microsoft Print to PDF : à côté de l’imprimante, choisissez « Microsoft Print to PDF » dans la liste.
- Modifier les paramètres : vous pouvez modifier le style de la page, la direction et d’autres paramètres si vous le souhaitez.
- Ne supprimez pas le fichier : cliquez sur « Imprimer » dans l’e-mail pour l’enregistrer sous forme de fichier PDF sur votre ordinateur ou un autre appareil.
Méthode 3 : Utilisation d’un logiciel client de messagerie (par exemple, Outlook, Thunderbird)
- Lisez la note : Dans un client de messagerie comme Outlook ou Thunderbird, recherchez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
- Les e-mails sont faciles à imprimer. Pour les imprimer, il suffit de les ouvrir en cliquant dessus puis en choisissant « Imprimer » dans le menu ou la barre d’outils.
- Si vous souhaitez imprimer au format PDF, accédez à la zone d’impression et sélectionnez « PDF » ou « Imprimer au format PDF ».
- Avant d’envoyer l’e-mail au format PDF, vous pouvez modifier le style de page, le format du papier et d’autres paramètres si vous le souhaitez. Cliquez sur « Modification des paramètres ».
- Ne supprimez pas le fichier : cliquez ensuite sur « Enregistrer » ou « Imprimer » pour enregistrer le texte sur votre ordinateur ou sur un autre appareil sous forme de fichier PDF.
Pourquoi enregistrer un e-mail au format PDF ?
Vous pouvez enregistrer un e-mail au format PDF pour de nombreuses bonnes raisons. Cela en fait un moyen utile et ouvert de conserver les messages importants. Après avoir lu ceci, vous souhaiterez peut-être enregistrer un e-mail au format PDF :
- Un fichier PDF est le moyen le plus sûr de stocker des lettres. Il garantit que les messages importants sont enregistrés de manière à pouvoir être lus et réutilisés.
- De nombreuses applications et appareils facilitent la lecture et le partage rapides de fichiers PDF. Vous pouvez envoyer des e-mails importants à des clients, des collègues ou d’autres personnes avec lesquelles vous travaillez grâce à ces outils.
- Si vous enregistrez des e-mails au format PDF, le texte, la mise en page et les pièces jointes resteront les mêmes, quel que soit l’outil de messagerie ou la version du logiciel que vous utilisez.
- Les PDF Adobe constituent un moyen sûr de stocker des documents et des informations privés qui ne peuvent pas être modifiés. Les personnes qui doivent respecter la loi les utilisent souvent.
- Si vous enregistrez des e-mails importants au format PDF, vous pouvez les lire même lorsque vous ne pouvez pas vous connecter à votre compte de messagerie. Avec cela, vous pouvez travailler à domicile ou en votre absence.
- Aspect professionnel : les PDF donnent aux lettres un aspect propre et professionnel lorsqu’elles sont envoyées à d’autres personnes. Ainsi, vous pouvez les utiliser pour rédiger des documents juridiques, parler aux clients ou les tenir au courant des projets.
- Meilleure sécurité : les PDF peuvent être protégés ou verrouillés avec un mot de passe pour les rendre plus sûrs. Cela empêche les lettres privées d’être lues par des personnes qui ne devraient pas les voir ou les recevoir.
Un moyen simple et rapide de conserver, partager et accéder à des e-mails importants consiste à les enregistrer au format PDF. Ceci est utile à la fois à la maison et au travail.
Conclusion
Il est simple et rapide d’enregistrer des e-mails, des discussions ou des documents importants sous forme de fichiers PDF que vous pouvez ensuite réutiliser ou partager avec d’autres. Habituellement, vous devez sélectionner l’e-mail, cliquer sur « Imprimer », puis choisir « Enregistrer au format PDF » comme option d’impression. Cela est vrai quel que soit le programme de messagerie que vous utilisez, comme Gmail, Outlook ou autre. Si vous suivez les étapes de ce guide, il est facile de créer des fichiers numériques visibles par tout le monde.
De plus, vous pouvez également consulter notre guide détaillé sur Pourquoi compresser les fichiers PDF ? 15 meilleurs outils de compression de PDF en ligne ! ou L’imprimante, le convertisseur et l’éditeur PDF par lots – Wondershare PDFelement ou Comment vérifier si Gmail bloque les e-mails entrants ?
Foire aux questions (FAQ)
Est-il possible de sauvegarder plusieurs e-mails en un seul PDF ?
Vous pouvez enregistrer des lignes de courrier électronique entières sous forme de fichiers PDF avec certaines applications de messagerie et outils tiers. C’est parfait si vous souhaitez réécouter des discussions longues ou importantes.
Lorsque j’enregistre un e-mail au format PDF, puis-je également enregistrer des fichiers d’e-mail ?
Lorsque vous enregistrez un e-mail au format PDF, tout ce qui l’accompagne sera également enregistré au format PDF. Cela garantit que le fichier PDF conserve toutes ses informations utiles.
Puis-je créer des PDF de mes e-mails ? Cela signifie-t-il qu’ils ne peuvent pas être trop grands ou trop longs ?
Les applications de messagerie et les convertisseurs PDF ne peuvent pas toujours transformer toutes les pages ou tous les fichiers d’une certaine taille. Les nouveaux logiciels, en revanche, peuvent facilement gérer des textes longs ou volumineux.
Si j’enregistre un e-mail au format PDF, le style et les liens resteront-ils les mêmes ?
La plupart du temps, lorsque vous enregistrez un e-mail au format PDF, la mise en forme, les liens et d’autres parties de l’e-mail d’origine sont enregistrés. Cela garantit que les utilisateurs peuvent toujours voir et copier les données.
Puis-je modifier ou ajouter des notes à un PDF que j’ai envoyé par e-mail et que j’ai déjà enregistré ?
Vous pouvez modifier, ajouter des notes ou annoter un fichier PDF que vous avez enregistré sous forme de courrier électronique avec certains logiciels ou outils. Cela vous permet de modifier ou d’améliorer encore davantage le PDF si vous en avez besoin.