La soumission de tickets et de factures avec dépenses est une tâche que les indépendants et les entreprises doivent accomplir pour être responsables devant le Trésor, et il existe des applications spécialisées dans l’automatisation de ce processus. Exacta Xpens en fait partieet dans EL ESPAÑOL – El Androide Libre, nous l’avons testé pour voir ce qu’il offre.
Il s’agit d’une solution logicielle spécialement conçue pour enregistrer les paiements, et ils peuvent l’utiliser aussi bien les entreprises que les indépendants. De plus, il est conforme à la législation afin que les images prises avec l’application soient reconnues par l’Agence fiscale comme un document officiel.
De cette façon, le processus de partage des dépenses avec l’entreprise est grandement simplifié, et l’entreprise facilite à son tour le suivi de son montant et de sa catégorie. Dans le cas des travailleurs indépendants, enregistrer automatiquement les données de vos factures et tickets il sera également si facile de prendre une photo.
Facile à utiliser
La grande prétention de cette application à être utilisée par des entreprises ou des professionnels est le grand gain de temps qu’elle suppose par rapport à devoir saisir manuellement toutes les données qui se trouvent dans les tickets et les factures. L’ajout d’informations à partir d’un ou de deux reçus est simple et peut être fait rapidement, mais lorsqu’il s’accumule, le processus peut prendre du temps si vous n’avez pas d’aide.
Pour l’utiliser, il est nécessaire de demander un test ou de contacter l’entreprise. Une fois que vous y avez accès, il vous suffit de cliquer sur le bouton pour enregistrer un nouveau reçu et le prendre en photo. Dans l’onglet des éléments téléchargés les données extraites automatiquement apparaissent, comme le type de document dont il s’agit (billet, facture ou itinéraire, entre autres), sa nature, le montant de la dépense qui a été payée et la manière de le faire. Ayant pris ces données du reçu, elles ne peuvent pas être modifiées, il n’y a donc pas d’espace pour modifier ses valeurs réelles.
Dépenses collectées par catégorie
L’Android gratuit
Grâce à un autre bouton, il est possible d’ajouter une ou plusieurs photographies au même onglet afin d’en extraire également des informations. C’est quelque chose de très utile dans les cas où les factures occupent plus d’une page. Ils resteront tous regroupés dans l’onglet auquel ils sont ajoutés.
L’application, qui est gratuite sur Google Playvous pouvez générer et gérer des rapports de temps à autre, et vous pouvez se synchroniser avec le système de gestion utilisé par l’organisation ou le salarié. Ils peuvent même travailler directement avec les agences pour organiser les dépenses et être prêts en cas d’inspection.
Logiquement, le téléchargement de ces informations devrait être un processus avec lequel le soin est pris et il est vérifié que toutes les informations ont été bien reflétées. En cas de plantage de l’application, il est préférable de contacter l’entreprise afin qu’elle puisse vous aider à trouver une solution.
Agréé auprès du Trésor
L’un des grands avantages de l’application est qu’elle est approuvé par l’administration fiscale, y compris les administrations forales, qui se trouvent en Espagne, de sorte que les documents téléchargés via Exaccta sont reconnus comme officiels par le Trésor. Ceux-ci sont téléchargés dans l’espace cloud de l’application et leurs données sont automatiquement ajoutées au tableau de bord. C’est l’une des meilleures parties de l’application, car vous permet de voir facilement l’équilibre. De plus, les utilisateurs qui sont également superviseurs pourront accéder au solde de chacun des employés.
Il y a une autre section qui affiche une liste qui regroupe tout le contenu qui a été téléchargé, en le divisant en catégories et en ajoutant le montant qui a été dépensé pour chacune. Ces résultats sont extrêmement utiles pour pouvoir voir rapidement où il y a eu une dépense plus élevée, et les utilisateurs qui gèrent d’autres utilisateurs pourront accéder à des statistiques communes qui offrent une meilleure vue d’ensemble.
Vous ne pouvez télécharger aucun ticket, mais les administrateurs peut délimiter le type d’opérations compatibles et, dans le cas où une facture non envisagée est téléchargée, ses données ne seront pas ajoutées. Cela signifie que, dans le cas des entreprises, elles peuvent avoir un plus grand contrôle sur la rémunération des employés, ainsi que sur la manière d’adapter le fonctionnement de l’application à la politique de rémunération.
Cela permet qu’à chaque fois qu’une facture est enregistrée correctement, il peut être jeté. Toutes les informations qu’il contient seront numérisées et synchronisées avec le cloud Exaccta, ce qui contribuera à économiser du papier et de l’espace, ainsi qu’à une meilleure organisation de tout le contenu informatisé.
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