Vous pouvez désormais utiliser Microsoft Teams pour travailler à domicile et avec d’autres personnes en ligne. L’organisation de réunions est facile avec Teams, mais vous devez effectuer certaines opérations pour vous assurer que tout se passe bien. Ce guide vous montrera comment utiliser Teams pour organiser et organiser des réunions.
Réunions Microsoft Teams
Avec Office 365, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour communiquer entre vous. Il vous permet de discuter, de partager des fichiers et de passer des appels vidéo, entre autres choses. Teams permet de rencontrer rapidement des clients, des collègues et d’autres personnes importantes. Si vous souhaitez avoir un échange rapide ou une discussion sérieuse, Teams vous offre les outils dont vous avez besoin pour organiser une bonne réunion.
Étape 1: Commencez par ouvrir Microsoft Teams. Commencez par ouvrir l’application Microsoft Teams sur votre téléphone ou votre ordinateur. Assurez-vous que votre compte professionnel ou scolaire est connecté. Vous pouvez obtenir l’application Teams auprès de Microsoft ou de votre boutique d’applications si vous ne l’avez pas déjà.
Étape 2: Consultez le calendrier. Sur l’écran d’accueil de Teams, recherchez le bouton Calendrier situé sur le côté gauche. Cela ouvrira la vue du calendrier, où vous pourrez voir toutes vos réunions et événements planifiés. Le calendrier se connecte à votre planificateur Outlook, de sorte que tous les événements que vous configurez dans Outlook s’afficheront également ici.
Étape 3: Définissez une nouvelle heure de réunion. Pour organiser une nouvelle réunion, cliquez sur le bouton « Nouvelle réunion » dans le coin supérieur droit de la vue du calendrier. Cela ouvrira un nouveau formulaire de réunion que vous pourrez utiliser pour remplir les détails de la réunion.
- Vous devez écrire les éléments suivants sur le formulaire de réunion :
- Titre : Donnez à votre réunion un nom accrocheur.
- Qui est présent : saisissez les adresses e-mail des invités. Vous pouvez ajouter des amis de l’intérieur et de l’extérieur de l’entreprise.
- Date et heure : Choisissez une heure et une date pour la réunion. Vous pouvez également choisir la durée de la réunion.
- Nous aurons une réunion en ligne si vous laissez cette case vide ou si vous saisissez « Réunion Microsoft Teams ».
- Énumérez ou expliquez brièvement les sujets qui seront abordés lors de la réunion. Cela permet aux participants de savoir à quoi s’attendre.
- Sélectionnez « Ne pas répéter » et choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la réunion ait lieu (quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc.) pour qu’elle se répète encore et encore. Cela est utile entre les contrôles ou les discussions d’équipe.
Étape 4: Ajoutez le lien vers la réunion pour Teams. Lorsque vous configurez une nouvelle réunion, Teams crée immédiatement un lien de réunion pour vous. Ce lien permet aux personnes invitées à la réunion de se joindre. Il sera sur le calendrier.
Étape 5 : Informez les gens de la réunion. Il est temps d’envoyer le formulaire de réunion. Pour ce faire, allez dans le coin supérieur droit et cliquez sur le bouton « Envoyer ». L’appel de réunion sera envoyé à toutes les personnes invitées et elles pourront voir comment l’organiser.
Étape 6 : Accédez à la réunion. Le lien vers la réunion Teams se trouve dans la demande de planification. Vous et les autres personnes présentes à la réunion pouvez vous joindre à l’heure définie. Vous pouvez utiliser l’application Teams, votre téléphone ou votre ordinateur pour rejoindre la réunion. Avant le début de la réunion, vous devez vous assurer que les paramètres de votre caméra et de votre son sont corrects. Pour vous assurer que votre caméra, votre microphone et votre haut-parleur fonctionnent tous, consultez la boîte d’exemples de réunion.
Étape 7 : Planifiez la réunion. Vous pouvez utiliser différents outils Teams pour améliorer la réunion :
- Partager l’écran : cliquez sur le bouton « Partager » pour permettre à d’autres personnes de voir votre écran ou certaines applications.
- Vous pouvez envoyer des notes, partager des liens et ajouter des fichiers dans la fenêtre de discussion pendant que la réunion est en cours.
- Remarque : pour enregistrer la réunion, cliquez sur le bouton « Plus d’actions » avec trois points, puis sélectionnez « Démarrer l’enregistrement ».
Étape 8 : La réunion doit se terminer. Une fois la réunion terminée, cliquez sur le bouton « Raccrocher » pour quitter. Si vous êtes l’hôte et que vous cliquez sur le bouton « Terminer la réunion », la réunion s’arrêtera pour tout le monde.
Conclusion
Les réunions avec des clients et des collègues dans Microsoft Teams constituent un moyen rapide et facile de rester en contact, où qu’ils se trouvent. Vous pouvez facilement organiser et organiser des réunions si vous procédez ainsi. Cela garantira que vos interactions sur Internet sont utiles et amusantes. Étant donné que Teams fonctionne bien avec d’autres outils Microsoft Office, les réunions sont meilleures dans tous les cas. N’importe quelle entreprise peut l’utiliser.
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De plus, vous pouvez également consulter notre guide détaillé sur Comment organiser une réunion Teams dans Outlook ? ou Pourquoi les équipes de développement devraient-elles choisir un bureau dans un centre d’affaires plutôt qu’une maison résidentielle séparée ? ou Comment Microsoft Teams peut-il aider une entreprise à mettre en œuvre un lieu de travail hybride ?
Questions fréquemment posées (FAQ)
Puis-je organiser une réunion dans Teams sans inviter des personnes via le calendrier ?
Vous pouvez organiser une réunion et copier le lien pour le transmettre à d’autres personnes. Vous pouvez également envoyer une invitation à un calendrier, ce qui est plus simple car cela ajoute immédiatement l’événement au planning de chacun.
Comment puis-je rejoindre une réunion Teams si je n’ai pas l’application ?
Il n’est pas nécessaire de télécharger l’application pour rejoindre une réunion Teams. Il suffit d’utiliser un navigateur Web. Lorsque quelqu’un reçoit l’appel, il peut ouvrir le lien de la réunion dans un navigateur et rejoindre la réunion en tant qu’invité.
Puis-je organiser une réunion pour quelqu’un d’autre avec Teams ?
Si vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez organiser une réunion pour quelqu’un d’autre. Les personnes qui travaillent comme assistants principaux et chefs d’équipe le font tout le temps.
Dans Teams, comment puis-je modifier la personne qui dirige la réunion ?
Teams ne vous permet pas de modifier la personne qui dirige une réunion une fois qu’elle a été configurée. Vous pouvez rappeler les mêmes personnes et configurer une nouvelle réunion avec le responsable de votre choix.
Est-il possible que chacun ait sa propre place dans une réunion Teams ?
Oui, Teams dispose d’espaces appelés « salles de réunion » où les personnes peuvent travailler ensemble ou discuter entre elles en petits groupes. La personne en charge de la réunion peut mettre en place et gérer des salles annexes pendant la réunion.