Si vous envoyez des e-mails, vous devez ajouter plus que votre nom à la fin de chacun. Vous montrez beaucoup qui vous êtes en ligne grâce à cela, et cela donne l’impression que vos discussions en ligne sont plus sérieuses. Sentez-vous bien dans votre peau en mettant le titre de votre poste, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et vos liens vers les réseaux sociaux au début de votre e-mail. Ces étapes vous montreront comment configurer et modifier votre adresse e-mail Outlook. Cela garantira que tous vos e-mails auront toujours une apparence soignée et professionnelle.
Pourquoi la configuration d’une signature électronique est-elle importante ?
Sachez pourquoi il est important de créer une adresse e-mail avant d’apprendre comment le faire. La signature indique aux personnes qui reçoivent votre courrier électronique des informations importantes sur vous et votre entreprise. Cela vous aide à être compétent et sûr de vous. Des liens vers votre site Web, vos pages de réseaux sociaux ou tout autre élément qui aidera les gens à trouver des moyens de vous contacter en dehors du courrier électronique peuvent également y figurer. Comme votre carte de visite numérique, elle est courte, précise et utile.
Configuration d’une signature électronique sur Outlook pour ordinateur de bureau
- Ouvrez Outlook. Si vous ne l’avez pas déjà fait, connectez-vous à votre compte sur l’application Outlook de votre ordinateur.
- Pour accéder au fichier, cliquez sur l’onglet « Fichier » dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Outlook. Vous aurez une nouvelle option.
- Choisissez « Options » dans la liste. « Options Outlook » sera écrit dans la nouvelle fenêtre.
- Mail : dans la fenêtre « Options Outlook », recherchez « Mail » dans la liste de gauche.
- Vous pouvez ajouter des signatures en cliquant sur le bouton « Signatures » à côté de « Rédiger des messages ». Cliquez sur ce lien sous « Signatures et papeterie » pour l’ouvrir.
- Pour créer une nouvelle signature, allez dans la fenêtre « Signatures et papeterie » et cliquez sur le bouton « Nouveau ». Dans une boîte, il vous sera demandé de donner un nom à votre nouvelle signature. Choisissez un nom, comme « Travail » ou « Personnel », puis cliquez sur « OK ».
- Écrivez votre signature : saisissez les mots que vous souhaitez voir apparaître dans votre signature électronique dans la case « Modifier la signature ». Vous pouvez modifier des éléments tels que la taille de la police, la couleur, etc. Vous pouvez également mettre le mot en gras ou en cursif. Vous pouvez également ajouter des images ou des liens pour rendre le début plus intéressant.
- Définir la signature par défaut : si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, cliquez sur « Choisir la signature par défaut » et choisissez celui dont vous souhaitez modifier la signature. Choisissez ensuite un nouveau nom pour chaque nouveau message, répondez et transférez.
- Si vous souhaitez conserver votre nouvelle signature, cliquez sur « OK ». Fermez la case « Signatures et papeterie ». Pour conserver les modifications, appuyez à nouveau sur « OK » dans la zone « Options Outlook ».
Mise à jour de votre signature électronique
Pour modifier votre adresse e-mail, procédez comme suit :
- Connectez-vous à Outlook : accédez à Outlook et connectez-vous.
- Appuyez sur « Fichier », puis sur « Options ». Cliquez sur « Fichier », puis sur « Options ».
- Comment recevoir du courrier : Cliquez sur « Mail » puis « Signatures… » dans la liste.
- Recherchez la signature : Dans la case « Signatures et papeterie », cliquez sur le nom que vous souhaitez modifier.
- Pour changer votre nom, allez dans « Modifier la signature » et effectuez les modifications souhaitées.
- Si vous souhaitez fermer la page et enregistrer vos modifications, cliquez sur « OK ».
- Lorsque vous modifiez votre nom, vous vous assurez que vos informations de contact sont toujours correctes et que toute nouvelle partie du design ou tout nouveau lien est ajouté.
Configuration d’une signature électronique sur Outlook pour le Web
- Connectez-vous à Outlook Web : pour vous connecter, accédez à Outlook.com et saisissez les informations de votre compte.
- Cliquez sur l’icône d’engrenage dans la partie supérieure droite de l’écran. Cette page apparaîtra.
- Découvrez tout ce qu’Outlook a à offrir : c’est tout en bas de la boîte d’options. Appuyez sur « Afficher tous les paramètres Outlook ».
- Mail > Écrire et répondre : allez dans « Paramètres » et cliquez sur « Mail ». Ensuite, appuyez sur « Rédiger et répondre ».
- Créer une signature : tapez les mots que vous souhaitez afficher comme signature dans la case « Signature électronique ». Vous pouvez modifier l’apparence de votre nom avec certains outils.
- Cliquez sur « Sélectionner les signatures par défaut » et choisissez la signature que vous souhaitez utiliser pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts. Cela fera de votre signature la valeur par défaut.
- Pour utiliser votre nouveau nom, cliquez sur « Enregistrer ».
Mise à jour de votre signature électronique
- Connectez-vous à Outlook Web : envoyez votre e-mail après l’avoir rempli.
- Accédez à Modifications et examinez toutes les modifications d’Outlook : vous pouvez choisir « Afficher tous les paramètres Outlook » dans le menu qui apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton d’engrenage.
- Si vous souhaitez rédiger et répondre à des e-mails, accédez à « Mail », puis « Composer et répondre ».
- Modifier la signature : dans la zone « Signature électronique », apportez les modifications nécessaires à votre signature.
- Si vous souhaitez modifier votre nom, cliquez sur « Enregistrer ».
- Ces étapes garantiront que l’en-tête de votre courrier électronique Outlook Web est toujours à jour et affiche toute modification apportée à votre entreprise ou à vos coordonnées.
Conseils pour créer une signature électronique professionnelle
- Assurez-vous que votre nom n’est pas trop long ou difficile à lire. Seuls le nom, le titre du poste, l’entreprise, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail doivent être supprimés.
- Polices professionnelles : utilisez Arial, Calibri ou Times New Roman pour donner à votre travail un aspect professionnel. Les styles trop sophistiqués ou amusants peuvent ne pas fonctionner sur tous les appareils, alors ne les utilisez pas.
- Publiez un logo ou une photo : si cela a du sens, publiez le logo de votre entreprise ou une photo professionnelle. L’image ne doit être ni trop grande ni trop petite.
- Ajoutez des liens vers vos comptes de réseaux sociaux : si cela a du sens, ajoutez des liens vers les likes LinkedIn ou les comptes de réseaux sociaux de votre entreprise.
- Assurez-vous que votre nom s’affiche bien sur les téléphones et les ordinateurs. Envoyez-vous un e-mail et vérifiez-le sur plusieurs appareils différents pour voir comment cela fonctionne.
- Mettre une clause de non-responsabilité formelle concernant la confidentialité est acceptable si vous en avez besoin. Ceci est très important si vous travaillez dans le droit ou dans les affaires.
- Si cela a du sens, dites-leur quoi faire et donnez-leur un lien vers celui-ci. Dites quelque chose comme « Consultez notre site Web » ou « Organisez une réunion ».
Conclusion
C’est simple et rapide de changer votre nom de messagerie dans Outlook. Cela vous donne une apparence plus professionnelle lorsque vous envoyez des e-mails. Si vous suivez les étapes de ce guide, vous pouvez créer un e-mail de bienvenue professionnel qui indique aux gens des choses importantes sur vous. Assurez-vous que votre nom est toujours à jour, que vous soyez sur le Web ou sur votre ordinateur et que vous utilisiez Outlook. Cela garantira que vos adresses e-mail et vos numéros de téléphone sont corrects. Aujourd’hui, prenez un moment pour configurer votre nom de messagerie ou le modifier. Dans vos e-mails, vous aurez l’air plus propre et plus compétent.
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De plus, vous pouvez également consulter notre guide détaillé sur Comment configurer la réponse automatique dans Outlook ? ou Comment corriger « Erreur de téléchargement du contenu du fichier » dans Outlook ? ou Comment corriger le message d’erreur « Un ou plusieurs éléments du dossier que vous avez synchronisé ne correspondent pas à Outlook » ?
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je avoir plusieurs noms dans Outlook ?
Oui, vous pouvez créer et modifier plusieurs noms dans Outlook. Ensuite, vous pouvez en utiliser un différent pour chaque compte de messagerie ou situation.
Comment utiliser Outlook pour ajouter une image en haut de mon e-mail ?
Lorsque vous faites votre signature, le bouton « Insérer une image » vous permet d’ajouter une image, comme le logo d’une entreprise ou une photo.
Pourquoi mon adresse e-mail n’apparaît-elle pas dans les réponses ?
Vous devez vous assurer que votre signature apparaît de la manière dont vous l’avez configurée sur les réponses et les e-mails.
Puis-je changer le nom de mon compte Outlook avec HTML ?
Oui, vous pouvez utiliser HTML pour apporter des modifications plus complexes à votre signature, comme ajouter des images, des liens et vos propres styles.
Dans l’application Outlook sur mon téléphone, comment modifier le nom de mon e-mail ?
Ouvrez l’application Outlook pour commencer. Ensuite, allez dans Paramètres, choisissez votre compte de messagerie et enfin cliquez sur « Signature ». Apportez des modifications à votre nom, puis enregistrez-les.